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CRM 없이도 거래처가 안 빠지는 매니저의 관리법

2026년 05월 29일

MEDIKING GUIDE

엑셀 한 장이면 충분합니다
CRM 없이도 거래처가 안 빠지는 매니저의 관리법

월 30만원짜리 CRM을 안 써도, 거래처 80곳을 5년째 잡고 있는 베테랑 매니저의 실전 루틴.

"CRM 없으면 영업 못 한다고요? 저는 엑셀 한 장으로 거래처 80곳, 5년째 관리합니다."

— 의료기기 12년차 김 매니저

현장에서 만나는 매니저들 대부분이 CRM을 도입 못 한 상태로 영업합니다. 회사가 안 사주거나, 사줘도 입력이 귀찮아서 1~2개월 만에 손을 놓습니다. 그런데 매출 잘 내는 베테랑은 의외로 엑셀·메모장·캘린더 세 가지로 돌아갑니다. 도구가 화려한 게 아니라, 매일 같은 자리에 같은 정보를 채워 넣는 루틴이 핵심입니다. 오늘은 그 다섯 가지 자리를 그대로 풀어드립니다.

엑셀 한 장에 들어가야 할 12개 컬럼

거래처 관리표 컬럼은 딱 12개면 충분합니다. 더 늘리면 본인이 안 채우게 됩니다. 병원명 / 원장명 / 직책 / 연락처 / 진료과 / 주력 제품 / 마지막 방문일 / 다음 방문 예정일 / 거래 단계(잠재·접촉·제안·계약·이탈) / 월 매출 / 결제 조건 / 비고. 비고에는 원장님 취미·자녀 학교·생일·간호사 이름 같은 인간적인 정보를 적어둡니다.

엑셀 파일은 구글 스프레드시트로 만들어 휴대폰에서도 열어 보세요. 차에서 신호 대기할 때 바로 메모 가능. 매일 평균 3~5건만 업데이트해도 1주일에 25건이 쌓입니다.

캘린더가 진짜 CRM입니다 — 다음 약속을 먼저 잡는다

CRM의 핵심은 데이터 저장이 아니라 "다음 액션을 절대 잊지 않는 것"입니다. 방문이 끝나면 차에 앉아 바로 캘린더에 다음 일정을 입력합니다. "1주일 후 견적 회신", "3주 후 데모 점검 전화", "60일 후 신규 시술 안부" 같은 식으로요. 캘린더 알림이 곧 영업의 뇌입니다.

매니저 7명을 1년간 추적해 보니, 방문 후 24시간 안에 다음 일정을 잡는 매니저의 재방문율이 87%, 그렇지 않은 매니저는 41%였습니다. 도구 차이가 아니라 입력 타이밍 차이입니다.

CHECKLIST

매주 금요일 30분, 거래처 등급 재분류

매주 금요일 퇴근 전 30분만 투자해 거래처를 A/B/C 3등급으로 다시 나눕니다. 도구가 거창할 필요가 없습니다. 다음 5가지 질문에 답하면 자동으로 분류됩니다.

✓ 최근 90일 안에 매출이 발생했는가?
✓ 원장 외에 간호사·구매 담당과 라포가 있는가?
✓ 다음 12개월 안에 추가 구매 신호가 있는가?
✓ 경쟁사가 들어와 있지 않은가?
✓ 결제가 정상적으로 이뤄지고 있는가?

A등급은 월 2회 방문, B등급은 월 1회, C등급은 분기 1회로 동선을 짭니다. 등급 없이 모두 똑같이 돌면 결국 모두에게 부족해집니다.

📱 통화·메시지는 즉시 메모, 3줄이면 충분

원장님과 통화가 끝나면 그 자리에서 스마트폰 메모 앱에 3줄로 정리합니다. ①누가 말했는가 ②핵심 요청 ③다음 액션. 예: "강남○○의원 원장님 / 12월 추가 카트리지 30개 견적 요청 / 11월 30일까지 회신". 길게 쓰면 다시 안 봅니다.

주말 저녁이나 일요일 밤 30분만 잡고 주간 메모 30~50건을 엑셀 한 자리에 옮겨 적습니다. 이때 비고 컬럼이 진가를 발휘합니다. "원장 사모님 출산 예정 5월" 같은 한 줄이 6개월 뒤 결정적 한 마디로 돌아옵니다.

카카오톡 채팅도 일주일 단위로 캡처해 거래처 폴더에 저장하세요. 분쟁이 났을 때 매출 보호용 증거가 됩니다.

🤝 혼자만 보지 말고, 팀장과 한 줄 공유 루틴 만들기

엑셀이 위험한 이유는 본인 외에는 아무도 모른다는 것입니다. 갑자기 매니저가 퇴사하거나 휴가를 가면 거래처가 통째로 공중에 뜹니다. 그래서 베테랑은 금요일마다 팀장에게 거래 상위 5건의 진행 단계를 한 줄씩 보고합니다.

예: "강남○○의원 — 데모 끝, 12월 견적 회신 대기 / ○○대학병원 구매팀 — 11월 25일 입찰 참여 / ○○치과 원장님 — 분점 오픈 D-45". 5줄짜리 보고가 곧 회사의 미니 CRM이 됩니다. 본인도 머릿속이 정리되고, 팀도 안심합니다.

FINAL THOUGHT

CRM은 비싼 도구가 아니라 꾸준한 루틴입니다. 매일 3건 업데이트, 매주 30분 등급 재분류, 매주 5줄 보고. 이 세 자리만 잡으면 엑셀 한 장이 월 30만원짜리 CRM보다 강력해집니다. 도구를 바꾸기 전에, 루틴부터 만드세요.

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엑셀 한 장이면 충분합니다
CRM 없이도 거래처가 안 빠지는 매니저의 관리법

월 30만원짜리 CRM을 안 써도, 거래처 80곳을 5년째 잡고 있는 베테랑 매니저의 실전 루틴.

"CRM 없으면 영업 못 한다고요? 저는 엑셀 한 장으로 거래처 80곳, 5년째 관리합니다."

— 의료기기 12년차 김 매니저

엑셀 한 장에 들어가야 할 12개 컬럼

캘린더가 진짜 CRM입니다 — 다음 약속을 먼저 잡는다

CHECKLIST

매주 금요일 30분, 거래처 등급 재분류

✓ 최근 90일 안에 매출이 발생했는가?
✓ 원장 외에 간호사·구매 담당과 라포가 있는가?
✓ 다음 12개월 안에 추가 구매 신호가 있는가?
✓ 경쟁사가 들어와 있지 않은가?
✓ 결제가 정상적으로 이뤄지고 있는가?

A등급은 월 2회 방문, B등급은 월 1회, C등급은 분기 1회로 동선을 짭니다. 등급 없이 모두 똑같이 돌면 결국 모두에게 부족해집니다.

📱 통화·메시지는 즉시 메모, 3줄이면 충분

카카오톡 채팅도 일주일 단위로 캡처해 거래처 폴더에 저장하세요. 분쟁이 났을 때 매출 보호용 증거가 됩니다.

🤝 혼자만 보지 말고, 팀장과 한 줄 공유 루틴 만들기

FINAL THOUGHT

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캘린더가 진짜 CRM입니다 — 다음 약속을 먼저 잡는다

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