병원에서 “조금 바꿔 달라”고 말하면 담당자, 수정 목적, 적용 범위와 마감일을 확인해야 합니다. 가격표, 설치범위, 교육, 계약조건 중 무엇이 내부 합의를 거쳤는지 구분하고 통화 내용은 확인 메시지로 남기세요.
실행할 때는 담당자와 확인일, 근거 문서, 예외 상황의 처리 방법을 함께 적으세요. 구두 합의에 머무르면 담당자가 바뀌거나 일정이 밀릴 때 같은 판단을 재현하기 어렵습니다. 점검 결과는 다음 작업의 입력자료로 남기고 불필요한 개인정보는 기록하지 않습니다.
최종, 진짜최종 같은 이름 대신 병원명_제안유형_날짜_v03처럼 규칙을 정하고 검토중·승인·폐기 상태를 표시합니다. 외부 발송본은 읽기 전용 PDF로 보관하고 편집 원본과 섞지 않습니다.
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버전마다 변경 항목, 요청자, 승인자, 변경 이유와 발송일을 기록합니다. 금액과 보증, 납기처럼 계약에 영향을 주는 항목은 색상만 바꾸지 말고 이전 값과 새 값을 명시해 재확인을 받으세요.
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원장과 구매담당, 실사용자의 요구가 다르면 먼저 반영한 사람이 이기는 구조가 됩니다. 서로 양립할 수 없는 일정과 사양, 예산을 목록화하고 병원 측 최종 결정권자에게 선택을 요청하십시오.
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회사 소개와 표준 서비스는 공용 원본에서 관리하고 병원별 요구와 견적은 복제본에서 다룹니다. 다른 병원명, 가격, 담당자 정보가 남지 않도록 발송 전 검색과 개인정보 검사를 수행하세요.
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현장 영업 담당자가 납기와 할인, 기능을 임의로 확정하면 문서가 계약 위험이 됩니다. 관련 부서 확인이 필요한 항목은 미확정으로 표시하고 답변 책임자와 예정일을 남깁니다.
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메일 제목에 버전을 넣고 병원이 열어볼 파일 하나만 첨부합니다. 다음 통화에서는 “최신본”이라는 표현 대신 발송일과 버전 번호를 확인하며, 변경이 생기면 이전 링크의 사용 중단도 안내하세요.
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발송 전에는 제목, 병원명, 수신자, 버전, 첨부파일, 링크 권한과 유효기간을 소리 내어 확인하세요. 수정 요청이 모두 반영됐다는 말보다 반영한 항목과 보류한 항목을 나눠 알려야 병원도 남은 결정을 정확히 알 수 있습니다.
